Zakres czynności w biurze
Standardowo obejmuje on odkurzanie, mycie podłóg, opróżnianie koszy, czyszczenie biurek, kuchni i sanitariatów. Sprzątanie okien i pranie wykładzin zwykle zamawia się osobno.
Spisz listę czynności i przekaż firmie, aby oferty dotyczyły tego samego zakresu.
Godziny i dostęp do obiektu
Wiele biur wybiera sprzątanie wieczorem lub wcześnie rano. Ustal sposób przekazania kluczy lub kodów dostępu oraz zasady odpowiedzialności za nie.
Przy większych obiektach zapytaj o stały zespół i osobę odpowiedzialną za kontakt.
Kontrola jakości
Wprowadź krótką listę kontrolną i omawiaj ją z firmą co miesiąc. Zgłaszanie uwag na bieżąco poprawia jakość szybciej niż jedna duża reklamacja.
Szczegółową listę kontrolną znajdziesz w poradniku perfekcyjne sprzątanie biura, lista kontrolna.
Jak wybrać częstotliwość sprzątania do wielkości biura
Małe biuro na kilka osób zwykle wystarcza obsłużyć raz lub dwa razy w tygodniu, z dodatkowym szybkim przejściem kuchni i toalety, jeśli korzysta z nich klient. Zespół kilkunastu osób z salą spotkań potrzebuje sprzątania kilka razy w tygodniu, a open space z dużym ruchem codziennie.
Częstotliwość najlepiej ustalić po okresie próbnym. Przez pierwszy miesiąc zapisuj, które miejsca brudzą się najszybciej, i dopiero wtedy zamykaj harmonogram. Zbyt częste wizyty podnoszą koszt bez poprawy efektu, a zbyt rzadkie kończą się skargami zespołu.
W zapytaniu podaj powierzchnię, liczbę stanowisk, liczbę toalet i rodzaj posadzek. Firmy odpowiedzą ofertami w tym samym układzie, więc porównasz je bez przeliczania.
Stały zespół, zastępstwa i klucze do biura
Największym ryzykiem w sprzątaniu biur jest rotacja. Gdy codziennie przychodzi inna osoba, zakres przestaje być powtarzalny, a Ty tłumaczysz ten sam układ pomieszczeń po raz kolejny. Zapytaj firmę o stały zespół i o to, kto zastępuje chorą osobę.
Sprawy dostępu zapisz w umowie. Ustal, kto wydaje klucze lub kody, co dzieje się w razie ich utraty i kto odpowiada za alarm. Dobra praktyka to lista osób upoważnionych do wejścia i adres e-mail do zgłaszania uwag, tak aby nic nie ginęło w rozmowach przez recepcję.
Dodatkowe usługi wyceniane osobno
Mycie okien, pranie wykładzin, czyszczenie tapicerki krzeseł i generalne sprzątanie po remoncie biura wykraczają poza standardowy abonament. Firmy wyceniają je jako jednorazowe zlecenia albo pakiety kwartalne. Sprawdź w ofercie, czy dopłata jest liczona za metr, za sztukę, czy za godzinę.
Jeśli po zmianie aranżacji biura potrzebujesz gruntownego porządku, zobacz stronę o sprzątaniu po remoncie i porównaj ceny w cenniku sprzątania biur.